Gestione del Tempo

Come evitare di perdere tempo inutilmente

Quando si parla di gestione del tempo c’è un principio basilare che bisogna tenere presente: se non gestiamo le nostre giornate, le nostre giornate gestiranno noi. Ed è davvero facile perdere tempo facendosi dettare la propria agenda da qualcun altro (che ci può influenzare direttamente o indirettamente) o dalle circostanze esterne.

Il tempo è l’unico vero capitale che un essere umano ha, e l’unico che non può permettersi di perdere.

Thomas Edison

Perdere tempo ti danneggia: ecco come assumere il controllo delle proprie giornate

Ho individuato una serie di aspetti sui quali occorre lavorare al fine di riprendere il controllo delle proprie giornate ed evitare così di perdere tempo inutilmente.

Imparare a dire di no

Se vuoi smettere di perdere tempo, devi sapere dire di no. Certo è sicuramente più facile dire di sì, perché così evitiamo di deludere le persone a noi care e appariamo anche più simpatici. Ma così facendo finiamo per dedicare un sacco di tempo cercando di liberarci da impegni che avremmo dovuto evitare fin da subito. Non permettere mai alla bocca di caricarti eccessivamente la schiena! Ne ho già parlato in maniera approfondita in un altro articolo che puoi leggere cliccando qui.

Tenere separati i diversi ambiti della propria vita

Un altro modo che ti consentirà di riprendere il controllo del tempo è il seguente: quando lavori, lavora, e quando ti svaghi, svagati. Mai commettere l’errore di confondere i due piani; finiresti soltanto per ingannare te stesso in entrambe le situazioni. Se quando lavori pensi allo svago, non ottieni i migliori risultati possibili e così perdi la soddisfazione derivante dalle gratificazioni professionali; se, invece, quando ti dedichi allo svago pensi al lavoro, rinunci a quel senso di liberazione tipico del puro svago. L’ideale in una settimana sarebbe quello di lavorare sodo, restando focalizzati sugli obiettivi professionali, 5 giorni e concedersi poi 2 giorni di totale svago. Se svolgi un’attività libera, e puoi permettertelo, non rinunciare anche ad altri giorni extra da dedicare allo svago (almeno 2-3 giorni al mese). Se viaggi per lavoro, sbriga prima gli impegni lavorativi con la massima dedizione evitando le distrazioni e poi, una volta che hai terminato, approfittane per goderti ciò che ti circonda.

Conoscere se stessi

Se vuoi imparare a controllare il tempo, devi conoscere te stesso. Ognuno di noi ha un proprio orologio biologico, che regola i picchi e le cadute della nostra produttività. Soltanto tu puoi sapere qual è il momento della giornata in cui hai più energie. Se, ad esempio, sei più produttivo di mattina, pianifica le tue attività principali in modo tale da svolgerle di mattina. Viceversa, se fino all’ora di pranzo ancora stenti a dare il meglio di te, dedicati ai tuoi progetti più importanti in orari pomeridiani o serali. Conoscere se stessi significa anche essere consapevoli dei propri limiti. Non si può essere bravi in tutto e non devi vergognarti di dirlo apertamente delegando quei compiti che ti farebbero soltanto perdere un sacco di tempo (già ti ho suggerito in un altro articolo di usare il potere della delega).

Il telefonino

Il telefonino è uno straordinario strumento in quanto ci consente di raggiungere chiunque in pochi istanti e di renderci immediatamente reperibili dagli altri. Ma è proprio questo che può mandare all’aria qualsiasi piano quotidiano. Nonostante abbia un incredibile potenziale in termini di efficacia, il cellulare può anche farci perdere tempo. Telefonate, applicazioni, social network, foto e video sono tutti fattori di distrazione quotidiana! Devi fare in modo che il telefonino serva prima di tutto a te e ai tuoi obiettivi. Si tratta di un mezzo, e non dovrebbe mai diventare un fine. Cerca sempre di avere il controllo totale sul suo utilizzo: non devi essere schiavo delle chiamate, degli sms o dei “messaggini” sui social network. Non devono essere gli altri a stabilire quando è il momento di avere la tua attenzione; sei tu che devi decidere quando è il momento di dedicare loro il tuo tempo. Un consiglio pratico è quello di disattivare le notifiche dei social network e di rispondere alle chiamate e agli sms soltanto se urgenti o utili a quello che stai svolgendo. Anche tenere il cellulare lontano da sé mentre si sta svolgendo un compito importante  è una cosa senz’altro produttiva. Se diventi schiavo del telefonino permetti agli altri e finanche a dei sistemi automatizzati come le applicazioni di controllare e dominare il tuo tempo, in qualunque orario della giornata. Questo vuol dire che se non stai attento, chiunque può intromettersi nel tempo che dedichi al lavoro, alla famiglia e allo svago. Non permettere che questo accada. Nei momenti di socializzazione di vita reale non lasciare che la virtualità distolga la tua attenzione. È davvero triste vedere persone sedute intorno a un tavolo che, al posto di rallegrarsi della compagnia reciproca ed interagire guardandosi in faccia, si isolano abbassando lo sguardo su un display. Riserva alle attività “virtuali” e all’utilizzo del telefonino soltanto alcune determinate fasce orarie della tua giornata. Disponi, inoltre, di un’agenda per le chiamate in modo da gestire anche le tue telefonate in uscita. Potresti anche segnarti i punti principali che intendi toccare durante la conversazione; in ambito lavorativo questo accorgimento ti consentirà di essere più professionale e preparato.

L’informatica

I computer sono dei potentissimi strumenti di organizzazione efficace del tempo. Puoi aumentare la tua capacità di controllo del tempo attraverso l’incremento di produttività ed efficienza che i computer possono generare. Non limitarti ad usare il pc per navigare su internet, scaricare la posta e scrivere documenti. Sarebbe come salire in auto per andare dal vicino di casa! Con un computer hai una potenzialità enorme in termini di risparmio di tempo, ma devi sapere come utilizzarlo a tal scopo e quali software installare. Perciò, analizza con attenzione come impiegare gli strumenti informatici, cercando di procurarti quelli maggiormente utili per la tua produttività quotidiana. E se la tua attività è complessa fatti aiutare da un esperto.

Fare le domande giuste

Quando si ha a che fare con la gestione del personale (nel lavoro) e con le relazioni sociali (nella vita privata), uno dei fattori più importanti per risparmiare grosse perdite di tempo è quello di porre le domande giuste. La psicologia comportamentale ci insegna che ogni cosa che facciamo è il risultato di qualcos’altro. E quando ci troviamo di fronte ad una situazione critica, solitamente si tratta di un indizio sotto il quale si cela un problema ancora più profondo. Il miglior modo per comprendere un problema e andare fino in fondo ad una questione (senza perdere tempo) consiste non nell’arrivare subito alla conclusione, bensì nel fare le domande giuste. Cerca, quindi, sempre di giungere al nocciolo della questione diventando abile nel fare le domande giuste: arriverai alla radice dei problemi con molta più celerità.

Il tempo che hai a disposizione è tuo; soltanto tuo e di nessun altro. Allora custodiscilo gelosamente! Non permettere mai che gli altri te lo rubino.

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Francisco Pacifico
Esperto nel successo personale, ho fondato il blog Arricchisciti.com in quanto ritengo che l'eccellenza sia un diritto universale che tutti dovrebbero poter esercitare liberamente, al fine di migliorare la propria vita e contribuire al progresso dell'umanità.
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