Gestione del Tempo

Gestire il tempo: 4 metodi “cartacei”

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Uno dei principali metodi per gestire il tempo in maniera ottimale ed aumentare la propria produttività consiste nel pensare sulla “carta”. Creare un’attività di successo è un po’ come costruire una casa: si visualizzano le idee, le si trascrivono su carta e poi si mettono in pratica.

L’errore più comune che molti fanno è quello di operare a partire dal pensiero e non dai documenti. Ma anche per costruire una giornata produttiva occorre mettere il pensiero su carta. Il pensiero è un qualcosa di troppo labile e sfumato, e se non lo si fissa non serve a molto. Le idee spesso ci sfuggono; pertanto bisogna cercare di trattenerle in qualche modo.

Scrivere bene significa quasi pensare bene, e di qui ci vuole poco per arrivare ad agire bene.

Thomas Mann

Gestire il tempo sulla “carta”: 4 metodi per incrementare la propria produttività

Pensare sulla carta non significa semplicemente predisporre una lista di cose da fare (to-do list). Esistono 4 metodi per pianificare la propria vita e accelerare i propri progressi nel cammino verso la ricchezza e la felicità.

#1. Gestire il tempo con un “diario”

I diari sono strumenti eccezionali ed incomparabili per chi intende avere una vita ricca di successi. Attraverso un diario, puoi “catturare” tutte le informazioni più valide e le perle di saggezza che ti si presentano nell’arco di una giornata. Le buone idee possono praticamente nascere ovunque e in qualunque situazione, ed è buona prassi annotarsele. Un episodio a cui assisti per caso, un bigliettino con una frase in una vetrina, l’ascolto di una conversazione tra due persone in metropolitana o un lampo di genio mentre guidi sono tutti esempi di potenziali fonti d’ispirazione quotidiana. Cerca, quindi, di non farti sfuggire le buone idee! Un’intuizione particolarmente brillante potrebbe cambiarti la vita, e sarebbe davvero un peccato che tu la trascurassi lasciando che finisca nel dimenticatoio. Portati sempre dietro il tuo diario: sarà il tuo preziosissimo “acchiappa-idee”.

#2. Gestire il tempo con un “libro dei progetti”

Quando si è molto indaffarati e si ha a che fare con numerose persone, abbiamo la sensazione di essere dei “giocolieri”, dovendo gestire in contemporanea più progetti. Questi periodi non sono affatto facili da affrontare e il rischio di “perdersi” e di stressarsi è sempre in agguato. Uno strumento che può farci assumere il controllo della situazione consiste nel realizzare una sorta di libro dei progetti. Che si tratti di un raccoglitore con anelli o di una serie di documenti sul computer da raggruppare per cartelle poco cambia. Quello che conta è come si raggruppano le informazioni. Se lavori con delle persone, crea per ognuna di loro un’apposita sezione. In ciascuna sezione dovresti inserire tutte le informazioni più rilevanti a riguardo della corrispondente persona: il suo rendimento, la sua storia, gli obiettivi, i punti di forza, le necessità, uno storico sulle performance e qualunque notizia possa risultarti utile ai fini della vostra collaborazione. In base alla tua particolare attività o professione, potresti dover creare sezioni per ogni ufficio, dipartimento o progetto. In ogni caso, a prescindere da quale sia l’elemento di riferimento per la creazione delle diverse sezioni, il punto sta nel riunire tutti i dati in modo che puoi concentrarti su di essi senza perdere tempo a cercare informazioni sparse un po’ dappertutto. Un libro dei progetti può risultare utile anche per la produttività personale: finanza, progetti familiari, faccende domestiche o lavoretti di manutenzione sono tutte cose che potresti organizzare meglio con questo approccio.

#3. Gestire il tempo con un “organizer”

Quando parlo di organizer o di agenda non mi riferisco ad un piccolo spazio dove limitarsi ad annotare gli appuntamenti. Nel tuo organizer ideale dovresti registrare i tuoi programmi, le spese sostenute, i risultati degli incontri avvenuti, le conversazioni telefoniche e l’elenco di cose da fare. Potresti usare l’organizer anche per prendere appunti giornalieri o settimanali da tenere in vista, prima di rielaborali e trascriverli sul tuo diario o libro dei progetti.

#4. Gestire il tempo con una “strategia”

Tutti sanno che avere una strategia può fare una grande differenza nel lavoro, nello sport e in qualunque ambito della vita. Eppure quante persone definiscono e mettono in pratica una strategia per la loro esistenza? Davvero poche. Avere una strategia significa iniziare una giornata, una settimana o un mese con un piano ben preciso e una prospettiva più ampia. Il momento ideale per definire la propria strategia è poco prima del periodo di interesse. Pianifica le tue giornate la sera prima, le tue settimane la domenica prima e i tuoi mesi gli ultimi giorni del mese precedente, cercando di coordinare gli obiettivi affinché ci sia coerenza e un “continuum” tra le strategie giornaliere, settimanali e mensili.

Sarò sincero con te: tutta questa organizzazione richiederà molta disciplina da parte tua. Considera, però, che potrebbe trattarsi della via più produttiva per gestire il tuo tempo. Penso proprio che ne valga la pena; sei d’accordo?

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Francisco Pacifico

Esperto nel successo personale, ho fondato il blog Arricchisciti.com in quanto ritengo che l’eccellenza sia un diritto universale che tutti dovrebbero poter esercitare liberamente, al fine di migliorare la propria vita e contribuire al progresso dell’umanità.

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